Хостинг для корпоративной почты
Ведение электронной коммерции в сети сегодня немыслимо без наличия официального почтового адреса у компании – поставщика товаров или услуг. В имени почтового ящика очень часто присутствует название бренда и имя получателя. Для возможности выбора имени почтового ящика необходимо наличие собственного домена, прописанного на одной из доступных платформ хостинг-провайдера или стороннего сервиса. Поговорим о том, как это реализовать на практике с минимальными затратами времени и средств.
Что такое корпоративная почта и как её можно получить
Если в названии адреса электронной почты прописан зарегистрированный бренд или хотя бы название компании – владельца веб-ресурса, то такая почта является корпоративной. Преимущества такого формата очевидны. При удалённом общении с клиентами или государственными органами такой адрес является способом идентификации компании без всяких дополнительных подтверждений. И поэтому представители любого вида бизнеса крайне заинтересованы в наличии корпоративного почтового ящика.
Бесплатные почтовые сервисы, такие, как Google, Meta и многие другие дают возможность иметь собственные почтовые аккаунты, в названии которых присутствуют их собственные бренды, а также доступные на текущий момент имена, стоящие перед разделителем. Общий формат почтового адреса следующий:
Произвольное имя@сайт почтового сервиса
Пример: hghfl123@google.com
В приведённом нами примере, в качестве имени указан произвольный набор символов и это не наша выдумка, а реальность. Дело в том, что все сколь угодно «достойные» имена на таких сервисах уже давно заняты и поэтому тем, кто создаёт новый почтовый ящик, приходится вводить беспорядочный набор символов, чтобы система могла его зарегистрировать. А, значит, ни о каких брендах или официальных названиях в адресе почты здесь не может быть и речи.
Выходом из ситуации может стать приобретение собственного домена для почты и его «прописка» на хостинге или любой другой, как правило, платной почтовой службе.
Например, это может быть хорошо известный платный сервис Zoho Mail (см. скрин), который предлагает ряд платных тарифных планов, стоимость которых варьируется от 1$ (Mail Lite) до 6$ (Professional). Тарифные планы отличаются между собой разными значениями ёмкости предоставляемого хранилища для писем и некоторыми другими параметрами.
Использование специализированных сервисов целесообразно в случае, когда планируется применять в своей работе дополнительные сервисы и приложения платформы, связанные с сопровождением работы команды компании. Это, например, такие возможности, как бизнес-календарь, хранилище документов, общий диск для сотрудников компании и т. д. Во всех остальных случаях лучше воспользоваться услугами хостинг-провайдера для размещения своей корпоративной почты.
Использование почтового ящика на собственном домене, кроме уже указанной возможности выбора имени, предоставляет ряд других возможностей. Приведём некоторые из них:
- Выполнение рассылок с неограниченным количеством писем;
- Настройка спам-фильтра по своему усмотрению;
- Создание неограниченного количества почтовых ящиков для всех служб предприятия.
Такие возможности являются находкой для предприятия или фирмы с любой формой собственности, осуществляющей производственную или коммерческую деятельность.
Ниже будет рассмотрена последовательность действий для создания корпоративной почты на хостинге.
Как создать корпоративную почту на хостинге
Заказ домена
Заказ домена для почты ничем не отличается от заказа обычного домена. Доменное имя желательно приобретать не у реселлеров, а у официальных Регистраторов. Это обезопасит вас в дальнейшем от возможных неожиданностей. В этом случае домен будет зарегистрирован именно на вас, а не на фирму реселлера. Тогда можно будет не волноваться, что вы не сможете подтвердить свои права на домен в случае ликвидации посреднической структуры. Лучший вариант, когда Регистратор одновременно является хостинг-провайдером. В этом случае NS-сервера для домена будут прописаны в автоматическом режиме. Ниже будет рассмотрен именно такой случай.
Создание и настройка почтового ящика на хостинге
После заказа хостинга клиенту предоставляется аккаунт для управления хостингом с помощью одной из распространённых Панелей управления хостингом. В нашем случае это CPanel.
После входа в аккаунт следует создать новую почтовую учётную запись для уже зарегистрированного домена. Это можно сделать, выбрав соответствующую команду в блоке Почта (см. скрин).
В результате мы попадаем в окно для управления почтовыми учётными записями, в котором кликаем по кнопке Создать.
В появившемся окне в поле Имя пользователя вводим имя сотрудника нашей компании или его должность. В нашем случае это manager.
Теперь остаётся задать пароль, общие рекомендации по выбору которого обычно присутствуют на любом хостинге. Кроме того, мы можем тут же указать размер нашего хранилища, кликнув по полю Optional Setting, а также некоторые другие опции (см. скрин).
После введения необходимых значений нажимаем кнопку Создать и новая учётная запись, а, значит, и ящик для почты с именем manager@web-site.com созданы.
Как видно из изображения выше, нам доступно создание ещё 99-ти почтовых ящиков, которые входят в тарифный план хостинга. Теперь нам остаётся создать нужные DNS-записи для нашего домена, если они ещё не созданы автоматически. Для этого нужно зайти в редактор зон. Его можно найти в блоке Домены нашего аккаунта.
После запуска редактора мы попадаем в окно со списком доступных для нас доменных зон, как показано ниже.
Выбираем команду Управлять напротив домена web-site.com и попадаем в окно управления DNS-записями.
Нашей задачей является обеспечения наличия DNS-записи типа А для поддомена с именем mail.web-site.com, в которой будет прописан IP-адрес домена. Для её создания или редактирования можно воспользоваться соответствующими кнопками – Добавить запись или Редактировать. После выбора команды редактирования мы формируем нужные параметры записи (см. скрин).
После внесения необходимых изменений сохраняем запись, кликнув по кнопке Сохранить Запись. Можно убедиться, что теперь запись имеет нужный формат и значения (см. ниже).
Также следует обратить внимание на необходимость наличия единственной записи типа MX с приоритетом 1. Это необходимое условие работы почты. Следует иметь ввиду, что внесённые нами изменения вступят в силу лишь спустя какое-то время, которое зависит от настроек конкретного хостинга и может составлять несколько часов.
Теперь нам остаётся проверить правильность настройки маршрутизации для нашего домена. Это можно сделать с помощи соответствующей команды из блока Почта.
В появившемся окне необходимо проверить, чтобы в блоке настройки маршрутизации была включена опция Локальный почтовый обменник, как показано ниже. Если это не так, то внести нужные изменения и подтвердить их с помощью кнопки Изменить.
После всех выполненных настроек можно пользоваться почтовым ящиком. Для этого можно воспользоваться встроенными в CPanel почтовыми клиентами или же подключить внешние программы, например, Outlook или любые другие, в зависимости от предпочтений.
Простейший способ проверить почту – зайти в окно управления почтовыми учётными записями и выбрать команду Проверить электронную почту напротив нужной записи, после чего загрузится встроенный почтовый клиент для работы с сообщениями электронной почты.
Чтобы не заходить в аккаунт всякий раз при проверке содержимого почтового ящика, можно воспользоваться поддоменом webmail.ваш домен. Для возможности его использования необходимо создать для него DNS-запись типа А, точно так, как мы сделали с поддоменом mail.web-site.com. После этого его можно будет вводить в адресной строке браузера, и таким образом проверять почту компании.