Все про методологію Kanban

Історія виникнення Kanban

Термін Kanban прийшов з японської мови та означає вивіску, дошку, карту. Метод з'явився давно, як спосіб покращення продуктивності на заводі Toyota ще у 50-х роках. Інженери заводу складали список завдань на спеціальних картках і кріпили їх на велику дошку, розбиту вертикально на колонки, які вказували, на якому етапі готовності знаходиться конкретне завдання, хто ним зараз зайнятий,  терміновість виконання і т.д. Завдяки візуалізації, всі співробітники Toyota могли швидко зрозуміти, чим зараз займається інший співробітник, і що необхідно робити самому.

В результаті такого методу комунікації, виходило швидше виконувати поставлені завдання, тому що не було застоїв, адже всі завдання було чітко поставлено та призначено на конкретних людей. Цей метод допоміг заводу підвищити ефективність виробництва та налагодити взаємодію між відділами.

Після цього метод Kanban кочував і в інші галузі, адже сама модель планування та візуалізації завдань мала місце у будь-яких сферах, навіть для особистого планування рутинних потреб. В основі методології залишилося використання дошки, але було додано дрібні нюанси під конкретне виробництво та свої принципи роботи компанії.

Принцип роботи Kanban

В основі методу лежить так звана дошка-Канбан. Така дошка є “лист”, розділений на колонки. Назва колонок у стандартному вигляді може означати етап процесу (наприклад: дизайн, розробка, тестування, продакшн) чи статус готовності завдання (наприклад: що потрібно зробити, що у процесі, що вже готово).

Назву колонок та їх кількість підлаштовують під конкретні вимоги та поставлені цілі. У цьому полягає основний плюс Kanban - гнучкість. Немає чітких рамок, що треба робити і що не можна, береться основа методології і просто адаптується під потрібний процес.

На початку роботи над проектом формуються список завдань та розміщуються на дошці у вигляді стікерів. Стікери застосовуються для візуалізації потоку завдань, щоб наочно було зрозуміло всім членам команди, на якому етапі знаходиться те чи інше завдання в даний момент. Завдання сортуються за терміновістю та важливістю, важливіші завдання знаходяться спочатку, в ході роботи можна змінювати пріоритет, тим самим наголошувати на важливіших завданнях на поточний момент. На картках також можна вказувати термін виконання або людей, які зайняті його виконанням.

У міру виконання стікери переміщаються по всіх колонках дошки до повного виконання. За ведення дошки відповідають усі члени команди, тому дуже важливо, щоб до дошки мали доступ у будь-який момент усі співробітники. Усі залучені до процесу співробітники мають змогу самі переміщати готові картки дошкою.

Також у команді може бути окрема людина, яка контролює та стежить за процесом, щоб покращити поточний план чи допомогти команді, у разі виникнення форс-мажорів. Адже чималу роль у спільній роботі відіграє взаєморозуміння, допомога та злагоджена робота всіх членів команди над однією спільною метою. Канбан дає чітке розуміння кожному учаснику його участі у команді, поставлених йому завдань, термінів і пріоритетів виконання карток.

Канбан-дошку потрібно складати за принципом, щоб поставлені завдання виконувалися швидко, тому Канбан не підходить для довгострокових проектів, а більше там, де йде постійний потік завдань. Якщо карток дуже багато, краще зробити під різні завдання окремі дошки і призначити їх на групу людей складом до 10 осіб.

Головне призначення тут буде концентрація на одному пріоритетному завданні, а не фокусування на кількох одночасно, щоб було простіше вибудовувати процеси, регулювати навантаження на співробітників та дотримуватись запланованих дедлайнів. Це допомагає швидко виявляти проблемні моменти або складніші завдання, на вирішення яких потрібно зачепити більше працівників, щоб не гальмувати виконання наступних етапів.

Kanban-дошки

Візуалізація роботи - це ключовий принцип, на якому зав'язаний весь процес і перевага методології канбан Kanban. Адже саме візуалізація роботи у вигляді карток у різних станах на дошці допомагає легко побачити загальну картину поточного стану проекту. Головним інструментом методології Kanban є дошка із стікерами. Дошка може бути фізична (крейдова, магнітна тощо) або електронна (можна створити самостійно або використовувати спеціальні готові рішення).

Наведемо кілька прикладів віртуальних канбан-дошок:

• JIRA. JIRA є продуктом відомої компанії Atlassian. Містить на вибір платні та безкоштовні тарифи, з їх особливостями можна ознайомитись на офіційному сайті. JIRA включає основний інтерфейс у вигляді дошки-Kanban і додаткові функції для збору статики, контролю за виконанням завдань, комунікацій між членами команди. Всі завдання, як і на фізичній дошці, записані на картках, до них є можливість відразу додати відомості про виконавця, посилання, вкладення (наприклад, скріншот екрану). JIRA також надає можливість вести звіти та збирати статистику успішності, будувати різні діаграми з виконання процесів, виконувати реєстрацію проблемних моментів, багів. До того ж має зручний фільтр-пошук, за допомогою якого можна швидко знайти потрібну інформацію, особливо це корисно, якщо дошка містить багато елементів.
  
  
• Trello. Trello в першу чергу приваблює своєю простотою, навіть, якщо користувач до цього не працював із віртуальними дошками, розібратися з інтерфейсом та функціоналом Trello є можливим за кілька хвилин. Команди можуть структурувати та налаштовувати Trello відповідно до своїх конкретних вимог та робочих процесів. У Trello доступна до створення будь-яка кількість проектів з різним складом команди. До створених стікерів на віртуальній дошці можна прикріплювати вкладення, залишати коментарі та інші важливі відомості за завданням. Одним з найбільших переваг Trello є те, що він інтегрується з більш ніж 100 цифровими інструментами. Trello також дозволяє своїм користувачам налаштовувати кілька робочих просторів та створювати власні фони та поля, редагувати зовнішній вигляд дошки під себе. Однак більшість цих функцій доступні лише у платних підписках.
  
  
• Kanbanize. Kanbanize – це потужне програмне забезпечення для управління проектами за допомогою Kanban. Kanbanize платне рішення, з цінами та можливостями можна ознайомитись на сайті розробника. Платформа оснащена безліччю функцій, які дозволяють планувати, організовувати та відстежувати роботу. Він забезпечує видимість всіх команд і проектів і має вбудовані функції, які дозволяють проектним групам дотримуватись графіка. Також містить багато функцій, які допомагають контролювати навантаження між співробітниками та обмежувати кількість незавершених процесів. Kanbanize містить власний модуль аналітики, що дозволяє автоматизувати та вдосконалити процеси завдяки механізму бізнес-правил. Kanbanize має багато інтеграцій з іншими інструментами для зручної спільної роботи, таких як Power BI, Microsoft Teams, Slack, Google Drive, GitHub, Gitlab та інші.