Як обрати CRM-систему для вашого бізнесу?
CRM-система - це основа для побудови бізнесу, вона не зможе зробити ваш бізнес більш успішним, але вона може вплинути на його ефективність. Це спеціальний інструмент, за допомогою якого вам буде простіше домогтися поставлених цілей. Як вибрати CRM-систему і за якими критеріями її слід оцінювати, розглянемо далі.
Визначити цілі
Важливо, щоб ви розуміли, яку проблему ви намагаєтеся вирішити за допомогою CRM. Додайте наступні цілі в порядку важливості для вашого бізнесу, щоб визначити, який інструмент CRM буде найбільш ефективним:
- Відстеження потенційних клієнтів
- Відстеження клієнтської бази
- Зв'язок між командами
- Створення індивідуальних звітів
- Організація бізнес-операцій
- Збільшення рентабельності
- Підвищення продуктивності
Зрозуміти процес реалізації CRM
Цей компонент є ключовим. Кожен раз, коли ви міняєте або впроваджуєте нове програмне забезпечення, настає період впровадження. У деяких випадках вам може знадобитися зовнішній консультант або співробітник, який очолить розгортання. У будь-якому випадку настане період навчання і тестування, коли будуть усунені системні помилки.
Таким чином, навіть якщо немає витрат на зовнішню реалізацію, все одно є витрати на навчання вашої команди в системі і завантаження ваших даних на нову платформу. Впровадження може спричинити за собою значні витрати і відняти поточні зобов'язання ваших команд, тому не варто недооцінювати процес впровадження.
Проаналізувати мобільність продукту
Мобільність є ключовим фактором в сучасному світі. Ваш відділ продажів, швидше за все, буде використовувати безліч пристроїв, від телефонів до планшетів і ноутбуків, для доступу до нової системи CRM. Шукайте інструмент, до якого можна отримати доступ за допомогою різних веб-пристроїв. Пам'ятайте, що вам знадобиться платформа, яка буде регулярно оновлюватися і залишатися в курсі нових технологій.
Спланувати процеси в компанії
Інструменти CRM створені з урахуванням безлічі бізнес-процесів. Процеси у всіх різні, це те, що відрізняє вас від ваших конкурентів. Важливо, щоб обрана CRM була досить гнучкою, щоб обробляти всі необхідні процеси. Так само вам потрібна CRM, яка буде рости разом з вашим бізнесом і адаптуватися до умов, що змінюють процеси без необхідності заміни.
Перевірити сумісність з поточним програмним забезпеченням
Хоча сумісність з декількома системами стає все менш важливою, оскільки все більше і більше додатків підключаються через API, ви все одно повинні перевірити, щоб обрана вами система CRM могла взаємодіяти з іншими додатками, які у вас вже є. Якщо вам потрібна допомога в підключенні всіх ваших систем через API, шукайте сторонню платформу, яка може інтегрувати ваші системи для оптимізації організації даних.
Протестувати демо версію продукту
Переконайтеся, що ви отримаєте доступ до демонстрації продукту. Демо версія CRM - це можливість протестувати систему і побачити її сильні і слабкі сторони для потреб вашого бізнесу.
Проаналізувати можливості для звітності
Незважаючи на те, що всі функції CRM хороші, саме можливості створення звітів про продукти дійсно можуть допомогти вам перевершити конкурентів. Можливість налаштовувати звіти на основі ваших унікальних даних продемонструє ваші перемоги, втрати і можливості для поліпшення. Ви можете думати, що ваші процеси ефективні, але ваші дані в звітах можуть показати вам інше.
Перш ніж вибирати якусь конкретну систему, треба визначитися з її типом. Перший тип відрізняється за способом зберігання даних:
1)Хмарні CRM. З такою системою можна працювати через веб-браузер, дані зберігаються на сервері розробників системи. Даний тип системи відмінно підходить для невеликих підприємств, яким важлива економія ресурсів.
2)Десктопні CRM. Установка такої системи відбувається на сервер компанії. В даному випадку необхідний персонал, який буде обслуговувати всю систему і додатково обладнання для роботи CRM. Наприклад, для Бітрікс купують віддалені VDS сервера і вже на них встановлюють CRM для забезпечення роботи компанії.
Другий тип відрізняється за можливостями налаштування:
1) Індивідуальні системи - це ті, які спеціально написані під вашу компанію і враховують всі ваші побажання. Такі CRM унікальні для кожної компанії і для їх розробки доведеться витратити багато часу і грошей. Але результат того вартий. Подібні рішення найчастіше вибирають великі компанії.
2) Стандартні CRM - системи зі стандартним набором функціоналу, які за встановлену плату може купити будь-яка компанія і адаптувати під умови свого бізнесу. Залежно від функціоналу, вартість також може значно варіюватися.
За якими параметрами слід тестувати систему:
Функціональність. Це, можна сказати, один з найголовніших критеріїв, який слід враховувати в процесі вибору системи.
Зручний інтерфейс. Зручність роботи в системі безпосередньо впливає на ефективність ваших співробітників. Тому для початку необхідно протестувати систему в роботі і зрозуміти, наскільки зручний її інтерфейс, і скільки потрібно часу, щоб повністю в ньому освоїтися.
Можливості для налаштування системи і їх гнучкість. Дуже важливо, щоб система дозволяла налаштовувати необхідні параметри, коли вам це потрібно. Наприклад, додавати нові поля, створювати новий тип звітів або налаштовувати автоматичні функції. Чим більше гнучких налаштувань,тим краще ви зможете "підігнати" CRM під потреби вашого бізнесу.
Функціонал для інтеграції. Інтеграція з іншими видами програм розширить ваші можливості для роботи. Дуже зручно, якщо є можливість підключити телефонію, пошту, сервіси розсилок, популярні месенджери та інші необхідні програми.
Формування звітів про виконану роботу. Найчастіше найбільш затребуваними звітами є звіти з продажу та контролю роботи співробітників. Важливо, якщо такі звіти деталізовані, або їх можна згрупувати в залежності від вибраних параметрів.
Додаткові можливості. Часто трапляються ситуації, що CRM повністю підходить під вимоги вашого бізнесу, але не вистачає якоїсь функції. Уточніть у розробників, чи можна буде додати потрібний функціонал, і скільки це буде коштувати.
Налаштування прав доступу. Це дуже важлива функція для компанії будь-якого рівня. Тому перед тим, як купувати CRM, уточніть, які є можливості, щоб налаштувати права доступу для ваших співробітників.
Технічна підтримка користувачів. Платна вона або безкоштовна? Які способи зв'язку надаються? Швидкість відповіді? Ці всі відповіді допоможуть вам визначитися з вибором. Адже саме від якості технічної підтримки залежить швидкість вашої роботи.
Перед покупкою задайте кілька важливих питань консультантам CRM системи:
1. Швидкість і вартість техпідтримки.
2. Вартість і можливості доопрацювати функціонал.
3. Чи є уроки з навчання CRM?
4. Чи платні оновлення CRM?
5. Мінімальний термін оплати (актуально для хмарних CRM).
6. Чи є система знижок і бонусів?
Вибирати CRM можна дуже довго. Це насправді важливий процес для будь-якого бізнесу. Використовуйте вищенаведені поради для того, щоб зробити процес вибору максимально ефективним і успішним. Огляд актуальних CRM систем для вашого бізнесу доступний в попередній статті.