Как организовать удаленный офис за 1 день?

Почему компании переходят на удаленную работу?

Дистанционная (удаленная) работа — это формат организации труда, когда сотрудник выполняет свои обязанности вне офиса, чаще всего из дома или любого другого места, имея доступ к интернету и рабочим инструментам.

Такой формат организации труда для многих компаний имеет ряд преимуществ, а именно:

✅Экономия средств компании, которые переходят на удаленные рабочие столы и дистанционную работу, имеют меньше затрат на офисы, коммунальные услуги, аренду, транспорт, технику.

✅Расширение географии поиска работников: можно нанимать сотрудников не только в пределах города или страны, но по всему миру. Это позволяет найти более квалифицированных работников или даже уменьшить затраты на оплату труда.

✅Гибкий график и рост производительности, ведь многие сотрудники работают более эффективно, имея возможность самостоятельно организовывать свой день. Также преимуществом дистанционной работы является сокращение времени на дорогу в офис.

✅Адаптация к форс-мажорам: удаленный формат позволяет компании работать даже во время карантина, военного положения или других кризисов.

✅Сохранение лояльности и вовлеченности персонала, ведь больше возможностей для баланса между работой и личной жизнью появляется у сотрудников компании.

✅Цифровизация бизнеса. Многие процессы и без того уже переведены в онлайн (документооборот, CRM, коммуникация), а отдаленная работа — это естественное продолжение трансформации в онлайн направлении.

Что такое удаленный рабочий стол?

Для организации удаленного офиса нужно наладить работу онлайн и настроить специальный сервер, на котором будут работать подчиненные.

Удаленный рабочий стол — это технология, которая позволяет пользователю получить доступ к компьютеру или серверу с другого устройства через интернет или локальную сеть.

Схема работы удаленного рабочего стола достаточно проста и понятна: клиентское устройство (ноутбук, телефон, другой компьютер) подключается к удаленному устройству через специальную программу (например, Microsoft Remote Desktop, AnyDesk, TeamViewer, Chrome Remote Desktop) и пользователь видит интерфейс удаленного программного обеспечения компьютером). Подключение пользователя и удаленного рабочего стола может быть защищено VPN или другими протоколами безопасности.
Что дает RDP доступ к удаленному серверу пользователю? Прежде всего, это быстрый и надежный доступ к рабочей среде с любого места в мире. 

Какие преимущества удаленного рабочего стола?

Для организации дистанционной работы лучше всего подходит аренда сервера с удаленными рабочими столами для работников. Удаленный рабочий стол для себя или для работы офиса уже давно не новинка.

Рассмотрим основные преимущества удаленных рабочих столов для организации дистанционного офиса:

✅ Доступ к рабочему компьютеру из любой точки мира: вы можете работать из дома, в путешествии или из другого города, не теряя доступ к нужным файлам, программам и настройкам.

✅ Экономия средств. Не требуется покупать мощный компьютер для каждого работника — можно использовать легкие устройства (ноутбуки, планшеты) для подключения к мощному серверу, который находится физически в безопасном дата-центре хостинг-провайдера.

✅Централизованное управление ИТ-отдела компании контролирует обновление, настройку, антивирус и безопасность в одном месте, а не на десятках устройств.

✅Повышение безопасности. Данные сохраняются на сервере, а не на личных устройствах — это минимизирует риски потери или кражи информации.

✅Упрощенный доступ к корпоративному программному обеспечению компании, ведь не нужно устанавливать программное обеспечение на каждое устройство пользователя — оно уже находится на удаленном рабочем столе сервера.

✅Гибкость и масштабируемость. Новым работникам достаточно легко предоставлять доступ, ведь не нужно готовить новое оборудование.

✅Поддержка удаленной работы. Работники могут эффективно работать с любого места, что особенно важно в условиях глобализации или непредсказуемых ситуаций (локдауны, переезды, война и т.п.).

✅ Совместимость с различными пользовательскими устройствами. Можно подключаться к удаленному рабочему столу с Windows, macOS, Linux, Android или iOS.

Что нужно для организации удаленного рабочего стола?

Для настройки удаленного офиса не требуется много времени, особенно если вы арендуете сервер с RDP доступом у надежного хостинг-провайдера, который оказывает техническую поддержку пользователям. Для организации удаленного рабочего стола необходимо подготовить техническую и программную инфраструктуру, которая позволит безопасно и стабильно подключаться к удаленному устройству. Основное это сервер. Желательно с хорошими техническими характеристиками (особенно если им будут пользоваться одновременно несколько человек). Также нужно клиентское устройство (которое будет подключаться), это может быть ноутбук, ПК, планшет или смартфон пользователя. Он должен поддерживать соответствующее ПО для подключения (например, Remote Desktop Client, AnyDesk и т.п.). Сегодня практически все клиентские устройства поддерживают такие программы и могут подключаться к удаленным рабочим столам, поэтому проблем нет. Для подключения должен быть сконфигурирован стабильный и быстрый интернет на обеих сторонах.

Программное обеспечение для обеспечения подключения к серверу: Microsoft Remote Desktop (RDP) — встроенный в Windows (самый распространенный вариант); AnyDesk, Chrome Remote Desktop, VNC (RealVNC, UltraVNC) и другие.

Для организации работы необходимо приобрести сервер с удаленным рабочим столом, часто это сервер с ОС Windows. После покупки пользователю будет предоставлен доступ к серверу, включая выделенный IP и пароль. С этими доступами можно подключаться и приступать к работе. На удаленный рабочий стол можно устанавливать все необходимые программы, так как вы это делали бы на собственный компьютер. Но удаленный рабочий стол также прежде всего о сохранении и конфиденциальности ваших данных в безопасном месте - на удаленном сервере в дата-центре, который постоянно находится под контролем специалистов и имеет круглосуточное питание.

Если необходимы дополнительные настройки сервера, вы также можете обратиться в техническую поддержку хостера, вам предложат варианты помощи и настроят сервер под задачи пользователя.

Где купить сервер с RDP доступом?

Купить сервер с удаленным рабочим столом можно напрямую на сайте хостинг-провайдера. После покупки пользователю приходят доступы к серверу – логин, IP и пароль, по которым он может подключиться к виртуальной машине и начать работу по настройке необходимых программ.

Большинство известных хостеров предлагают услугу сервер с ОС WIndows. Это полноценный удаленный рабочий стол, который поможет организовать удаленный офис всего за 1 день. По каким критериям следует выбрать хостинг-провайдер для аренды сервера?

- наличие поддержки Windows Server. Хостинг-провайдер должен иметь услугу аренды сервера с официальной версией Windows Server, что особенно важно для безопасности и стабильной работы корпоративных клиентов. Следует отметить, что некоторые провайдеры предлагают только Linux-серверы, поэтому информацию важно проверить перед заказом.

- поддержка RDP (Remote Desktop Protocol). Сервер должен иметь полный доступ через RDP, с возможностью нескольких одновременных сессий (если требуется).

- производительность (ресурсы) выбранного сервера. Процессор (CPU): минимум 2 ядра для базовых задач, больше — для 1С, учетных систем и т.д. Оперативная память: от 4–8 ГБ для стабильной работы Windows. Диск: желательно SSD или NVMe; объем зависит от объема данных (от 50 ГБ и больше).

- гарантированная доступность (Uptime). Выбирайте хостинг провайдеров, предлагающих 99.9%+ Uptime SLA, ведь высокая доступность критически важна для постоянной работы сервера.

- локация дата-центра. Чем ближе сервер физически к пользователям – тем быстрее открываются программы. Для украинских пользователей чаще всего выбирают серверы в Украине или Европе.

- безопасность, включающая автоматические обновления ОС и возможность создания резервных копий, также очень важна при работе с арендованным сервером.

- масштабируемость сервера. Можно ли увеличить объем памяти, CPU или диска без переноса сервера? Этот критерий важен всем, кто планирует расширяться в ближайшем будущем.

- цена Windows сервера. Учитывайте не только стартовую цену при заказе услуги, но и продление, лицензии на Windows, RDP-доступ и т.д. Обязательно проверьте, входит ли в стоимость лицензия Windows Server или нужно оплачивать отдельно.

- техническая поддержка 24/7, на украинском/английском, через чат или тикеты. Следует уточнить, помогают ли с настройкой Windows, RDP специалисты компании и нужно ли за это дополнительно платить.

- пробный период или гарантия возврата средств. Идеально, если определенный период для тестирования или гарантия возврата средств в течение 30 дней.

Безопасность работы с удаленным рабочим столом

Безопасность при использовании удаленного рабочего стола критически важна, поскольку речь идет о доступе к корпоративным или личным данным через Интернет. Рассмотрим ключевые аспекты, которые помогут организовать защищенную и надежную работу с удаленным сервером.

❗ Используйте сильные пароли: пароли для учетных записей должны быть сложными и уникальными (для этого есть генераторы паролей). Также используйте менеджеры паролей и запретите использование стандартных аккаунтов типа admin без изменения пароля. Дополнительно можно подключить двухфакторную аутентификацию (2FA). Даже если пароль взломают, злоумышленник не получит доступ к серверу.

❗ Используйте надежный VPN или туннелирование, можно дополнительно подключаться через виртуальную частную сеть (VPN), чтобы защитить трафик.

❗ Настройте файервол, чтобы разрешить подключение только с определенных IP-адресов, а также закройте все ненужные порты, оставьте только используемые.

❗ Контролируйте доступ к удаленному серверу: предоставляйте доступ только пользователям, которым это действительно нужно. Также создайте отдельные аккаунты для каждого пользователя сервером, используйте разные права доступа, ведь не всем нужны права администратора.

❗ Для безопасности удаленного рабочего стола очень важны регулярные обновления. Потому как администратор вовремя обновляйте ОС, используемые программы антивирусы. Это поможет закрыть известные уязвимости. Также важно вести логирование и мониторинг подключений: кто когда, откуда подключался. Используйте специальные системы мониторинга и обнаружения вторжений, если речь идет о больших сетях.

Что нужно для защиты от злонамеренного ПО? Прежде всего должно быть установлено антивирусное программное обеспечение на удаленном сервере и на подключаемых к нему устройствах пользователей. Можно запрещать запуск неизвестных программ на сервере, а также рекомендуется использовать режим ограниченных прав для пользователей. Для обеспечения высокого уровня безопасности на сервере производите регулярное тестирование (аудит безопасности).
Все вышеперечисленные меры предосторожности помогут сделать работу с удаленным столом стабильной и надежной, а также защитят от взлома или заражения.

Кому, прежде всего, нужен удаленный рабочий стол?

Удаленный рабочий стол, прежде всего, нужен тем, кто нуждается в доступе к рабочему компьютеру или серверу с любого места, без физического присутствия в офисе. Рассмотрим основные категории специалистов, которым требуется удаленный стол.

- специалисты, работающие удаленно: IT-специалисты, дизайнеры, программисты, бухгалтеры и т.д. Они смогут получить доступ к своим рабочим программам и файлам из дома, в командировке или во время путешествий.

- компании с распределенной командой, например, организации с несколькими офисами или сотрудниками, работающими из разных городов или стран. В таком случае удаленный рабочий стол обеспечивает централизованный доступ к корпоративным системам и программам.

- системные администраторы и IT-отделы для администрирования серверов, обслуживания рабочих станций без физического доступа.

- учебные заведения и студенты, например, преподаватели могут работать с учебными материалами и тестовыми средами, а студенты получают доступ к специализированному программному обеспечению, где учатся.

- бухгалтеры, финансисты: смогут работать с зашифрованными системами и ПО только через защищенный RDP доступ, чтобы не хранить критическую информацию на домашнем ПК.

- фрилансеры, например, разработчики, которым нужно протестировать или настроить программы на сервере заказчика.

На самом деле, сегодня удаленные рабочие столы могут понадобиться во многих случаях, например, если нужно работать с иностранными сайтами, которые блокируют украинские IP. В таком случае удаленный рабочий стол в зарубежной локации, например, Нидерланды, полностью решит этот вопрос, ведь вместе с сервером пользователь получает статический IP адрес страны, в которой арендует сервер.

Организовать удаленный офис можно всего за один день, так как вам нужно арендовать сервер, а все настройки выполнит техническая поддержка хостинг-провайдера. Далее вы сможете использовать сервер под свои цели и настраивать все необходимые приложения для работы офиса, это быстро и безопасно.

Надежный хостер, как HyperHost, обеспечит стабильную работу удаленного сервера, а в случае необходимости вы сможете быстро масштабировать его для нужных задач. Удаленный рабочий стол идеален для бизнеса, гибкой работы, командного сотрудничества и высокой мобильности. Обычный ПК это вариант только для персонального использования или при возможности физического присутствия в конкретном месте.

Приведем сравнительную таблицу основных характеристик удаленного рабочего стола и обычного ПК для вашего офиса: