Як організувати віддалений офіс за 1 день?

Чому компанії переходять на віддалену роботу?

Дистанційна (віддалена) робота — це формат організації праці, коли співробітник виконує свої обов’язки поза межами офісу, найчастіше з дому або будь-якого іншого місця, маючи доступ до інтернету та робочих інструментів.

Такий формат організації праці для багатьох компаній мають ряд переваг, а саме:

✅Економія коштів. Компанії, які переходять на віддалені робочі столи та дистанційну роботу мають менше витрат на офіси, комунальні послуги, оренду, транспорт, техніку. Все, що потрібно, це надати доступ до віддаленого сервера працівнику і контролювати виконання задач.

✅Розширення географії пошуку працівників: можна наймати співробітників не лише в межах міста чи країни, а по всьому світу. Це дозволяє знайти більш кваліфікованих працівників або навіть зменшити витрати на оплату праці.

✅Гнучкий графік і зростання продуктивності, адже багато співробітників працюють ефективніше, маючи змогу самостійно організовувати свій день. Також перевагою дистанційної роботи є скорочення часу на дорогу до офісу.

✅Адаптація до форс-мажорів: віддалений формат дозволяє компанії працювати навіть під час карантину, воєнного стану чи інших криз.

✅Збереження лояльності та залученості персоналу, адже більше можливостей для балансу між роботою та особистим життям з'являється у працівників компанії.

✅Цифровізація бізнесу. Багато процесів і без того вже переведено в онлайн (документообіг, CRM, комунікація), а віддалена робота — це природне продовження трансформації в онлайн напрямку.

Що таке віддалений робочий стіл?

Для організації віддаленого офісу потрібно налагодити роботу онлайн та налаштувати спеціальний сервер, на якому будуть працювати підлеглі. Для цього знадобиться віддалений робочий стіл (сервер з віддаленим робочим столом або декількома), який можна купити у хостинг-провайдера залежно від цілей та потреб, а потім налаштувати його для роботи онлайн офісу. 

Віддалений робочий стіл — це технологія, яка дозволяє користувачу отримати доступ до комп’ютера або сервера з іншого пристрою через інтернет або локальну мережу. Тобто, ви як користувач сидите за своїм ноутбуком вдома, але бачите екран робочого комп’ютера — і можете ним керувати, як ніби ви фізично там.

Схема роботи віддаленого робочого столу досить проста і зрозуміла: клієнтський пристрій (ноутбук, телефон, інший комп'ютер) підключається до віддаленого пристрою через спеціальну програму (наприклад, Microsoft Remote Desktop, AnyDesk, TeamViewer, Chrome Remote Desktop). Користувач бачить інтерфейс віддаленого комп’ютера й можете керувати файлами, програмами тощо (ніби він працює за власним комп'ютером).  З’єднання користувача і віддаленого робочого столу може бути захищене VPN або іншими протоколами безпеки.
Що дає RDP доступ до віддаленого сервера користувачу? Перш за все, це швидкий та надійний доступ до робочого середовища з будь-якого місця у світі. Це можливість працювати з потужним комп’ютером, навіть маючи слабкий клієнтський пристрій (комп'ютер користувача). Така технологія дуже зручна і важлива для ІТ-спеціалістів, фрілансерів, розробників і віддалених працівників будь-якої галузі, наприклад, бухгалтерів чи логістів. 

Які переваги віддаленого робочого столу?

Для організації дистанційної роботи найкраще підходить оренда серверу з віддаленими робочими столами для працівників. Віддалений робочий стіл для себе чи для роботи офісу вже давно не новинка. Все більше і більше користувачів обирають сервер з rdp доступом для організації своєї роботи, адже така оренда сервера має безліч переваг для користувача. 

Розглянемо основні переваги віддалених робочих столів для організації дистанційного офісу:

✅ Доступ до робочого комп’ютера з будь-якої точки світу: Ви можете працювати з дому, у подорожі або з іншого міста, не втрачаючи доступ до потрібних файлів, програм та налаштувань.

✅ Економія коштів. Не потрібно купувати потужний комп’ютер для кожного працівника — можна використовувати легкі пристрої (ноутбуки, планшети) для підключення до потужного сервера, який знаходиться фізично в безпечному дата-центрі хостинг-провайдера.

✅Централізоване управління. ІТ-відділ компанії контролює оновлення, налаштування, антивірус та безпеку в одному місці, а не на десятках пристроїв.

✅Підвищення безпеки. Дані зберігаються на сервері, а не на особистих пристроях користувачів — це мінімізує ризики втрати або крадіжки інформації.

✅Спрощений доступ до корпоративного програмного забезпечення компанії, адже не потрібно встановлювати програмне забезпечення на кожен пристрій користувача — воно вже є на віддаленому робочому столі сервера.

✅Гнучкість і масштабованість. Новим працівникам досить легко надавати доступ, адже не потрібно готувати нове обладнання. Можна швидко масштабувати ресурси: додати пам’ять, процесорну потужність, дисковий простір. Для цього потрібно лише написати запит хостинг-провайдеру, у якого орендуєте сервер.

✅Підтримка віддаленої роботи. Працівники можуть ефективно працювати з будь-якого місця, що особливо важливо в умовах глобалізації чи непередбачуваних ситуацій (локдауни, переїзди, війна тощо).

✅Сумісність з різними пристроями користувача. Можна підключатися до віддаленого робочого столу з Windows, macOS, Linux, Android або iOS.

Що необхідно для організації віддаленого робочого столу?

Для налаштування віддаленого офісу не потрібно багато часу, особливо, якщо ви орендуєте сервер з RDP доступом у надійного хостинг-провайдера, який надає технічну підтримку користувачам. Для організації віддаленого робочого столу потрібно підготувати технічну та програмну інфраструктуру, яка дозволить безпечно та стабільно підключатися до віддаленого пристрою. Основне це сервер, який буде віддаленим. Бажано з хорошими технічними характеристиками (особливо, якщо ним користуватимуться одночасно кілька людей). Також потрібний клієнтський пристрій (який буде підключатися), це може бути ноутбук, ПК, планшет або смартфон користувача. Він має підтримувати відповідне ПЗ для підключення (наприклад, Remote Desktop Client, AnyDesk тощо). Сьогодні практично всі клієнтські пристрої підтримують такі програми та можуть підключатись до віддалених робочих столів, тому з цим проблем немає. Для підключення має бути налаштований стабільний і швидкий інтернет на обох сторонах.

Програмне забезпечення для забезпечення підключення до сервера: Microsoft Remote Desktop (RDP) — вбудований у Windows (найпоширеніший варіант); AnyDesk, Chrome Remote Desktop, VNC (RealVNC, UltraVNC) та інші.

Для організації роботи потрібно купити сервер з віддаленим робочим столом, найчастіше це сервер з ОС Windows. Після покупки користувачу буде надано доступи до сервера, включаючи виділений ІР та пароль. З цими доступами можна підключатись та розпочинати роботу. На віддалений робочий стіл можна встановлювати всі необхідні програми, так як би ви це робили на власний комп'ютер. Але віддалений робочий стіл це також перш за все про збереження і конфіденційність ваших даних у безпечному місці - на віддаленому сервері в дата-центрі, який постійно знаходиться під контролем фахівців та має цілодобове живлення. Якщо необхідні будь-які додаткові налаштування сервера, ви також можете звернутись в технічну підтримку хостера, вам запропонують варіанти допомоги та налаштують сервер під задачі користувача.

Де купити сервер з RDP доступом?

Купити сервер з віддаленим робочим столом можна напряму на сайті хостинг-провайдера. Після покупки користувачу приходять доступи до сервера - логін, ІР та пароль, по яким він може під'єднатися до віртуальної машини та розпочати роботу з налаштування необхідних програм.

Більшість відомих хостерів пропонують послугу сервер з ОС WIndows. Це повноцінний віддалений робочий стіл, який допоможе організувати віддалений офіс всього за 1 день. По яким критеріям слід обрати хостинг-провайдера для оренди сервера?

- Наявність підтримки Windows Server. Хостинг-провайдер має мати послугу оренди сервера з офіційною версією Windows Server, це особливо важливо для безпеки і стабільної роботи корпоративних клієнтів. Варто зазначити, що  деякі провайдери пропонують лише Linux-сервери, тому інформації важливо перепровірити перед замовленням. 

- Підтримка RDP (Remote Desktop Protocol). Сервер повинен мати повний доступ через RDP, з можливістю кількох одночасних сесій (якщо потрібно).

- Продуктивність (ресурси) обраного серверу. Процесор (CPU): мінімум 2 ядра для базових задач, більше — для 1С, облікових систем тощо. Оперативна пам’ять (RAM): від 4–8 ГБ для стабільної роботи Windows. Диск: бажано SSD або NVMe; об’єм залежить від обсягу даних (від 50 ГБ і більше).

- Гарантована доступність (Uptime). Обирайте хостинг провайдерів, що пропонують 99.9%+ Uptime SLA, адже висока доступність критично важлива для постійної роботи сервера.

- Локація дата-центру. Чим ближче сервер фізично до користувачів — тим швидше відкриваються програми. Для українських користувачів найчастіше обирають сервери в Україні або Європі. 

- Безпека, що включає автоматичні оновлення ОС та можливість створення резервних копій також дуже важлива при роботі з орендованим сервером. 

- Масштабованість сервера. Чи можна збільшити об’єм пам’яті, CPU або диску без переносу сервера? Цей критерій важливий для всіх, хто планує розширюватись в найближчому майбутньому. 

- Ціна Windows серверу. Враховуйте не лише стартову ціну при замовленні послуги, а й вартість продовження, ліцензії на Windows, RDP-доступ тощо. Обов'язково перевірте, чи входить у вартість ліцензія Windows Server, чи треба оплачувати окремо.

- Технічна підтримка 24/7, українською/англійською, через чат або тікети. Варто уточнити, чи допомагають із налаштуванням Windows, RDP спеціалісти компанії і чи потрібно за це додатково платити.

- Пробний період або гарантія повернення коштів. Ідеально, якщо є певний період для тестування або гарантія повернення коштів протягом 30 днів.

Безпека роботи з віддаленим робочим столом

Безпека при використанні віддаленого робочого столу  критично важлива, адже йдеться про доступ до корпоративних або особистих даних через Інтернет. Розглянемо ключові аспекти, які допоможуть організувати захищену та надійну роботу з віддаленим сервером.

❗ Використовуйте сильні паролі: паролі до облікових записів мають бути складними та унікальними (для цього є генератори паролей). Також використовуйте менеджери паролів і забороніть використання стандартних облікових записів типу admin без зміни пароля. Додатково можна підключити двофакторну автентифікацію (2FA). Навіть якщо пароль зламають, зловмисник не отримає доступ до сервера.
❗ Використовуйте надійний VPN або тунелювання, можна додатково підключатися через віртуальну приватну мережу (VPN), щоб захистити трафік.
❗ Налаштуйте фаєрвол, щоб дозволити підключення лише з певних IP-адрес, а також закрийте всі непотрібні порти, залиште тільки ті, які використовуються.
❗ Контролюйте доступ до віддаленого сервера: надавайте доступ лише тим користувачам, яким це дійсно потрібно. Також створіть окремі облікові записи для кожного користувача сервером, використовуйте різні права доступу, адже не всім потрібні права адміністратора.
❗ Для безпеки віддаленого робочого столу дуже важливі регулярні оновлення. Тому як адміністратор вчасно оновлюйте ОС, програми, якими користуєтесь, антивіруси. Це допоможе закрити відомі вразливості. Також важливо вести логування та моніторинг підключень: хто, коли, звідки підключався. Використовуйте спеціальні системи моніторингу та виявлення вторгнень, якщо мова йде про великі мережі.
Що потрібно для захисту від зловмисного ПЗ? Перш за все має бути встановлене антивірусне програмне забезпечення на віддаленому сервері та на пристрої користувачів, які до нього підключаються. Можна заборонити запуск невідомих програм на сервері, а також рекомендується використовувати режим обмежених прав для користувачів. Для забезпечення високого рівня безпеки на сервері проводьте регулярне тестування (аудит безпеки).
Всі вище перераховані міри безпеки допоможуть зробити роботу з віддаленим столом стабільною та надійною, а також захистять від злому чи зараження. 

Кому перш за все потрібний віддалений робочий стіл?

Віддалений робочий стіл перш за все потрібний тим, хто має потребу в доступі до робочого комп’ютера або сервера з будь-якого місця, без фізичної присутності в офісі. Розглянемо основні категорії спеціалістів, яким потрібен віддалений стіл. 

- Фахівці, які працюють віддалено: IT-спеціалісти, дизайнери, програмісти, бухгалтери тощо. Вони зможуть отримати доступ до своїх робочих програм і файлів з дому, у відрядженні або під час подорожей.
- Компанії з розподіленою командою, наприклад, організації з кількома офісами або співробітниками, що працюють з різних міст чи країн. В такому випадку віддалений робочий стіл забезпечує централізований доступ до корпоративних систем і програм.
- Системні адміністратори та IT-відділи для адміністрування серверів, обслуговування робочих станцій без фізичного доступу.
- Навчальні заклади та студенти, наприклад, викладачі можуть працювати з навчальними матеріалами та тестовими середовищами, а студенти отримують доступ до спеціалізованого програмного забезпечення закладу, де навчаються.
- Бухгалтери, фінансисти: зможуть працювати із зашифрованими системами та ПЗ лише через захищений RDP-доступ, щоб не зберігати критичну інформацію на домашньому ПК.
- Фрілансери, наприклад, розробники, яким потрібно протестувати або налаштувати програми на сервері замовника.

Насправді сьогодні віддалені робочі столи можуть знадобитися в багатьох випадках, наприклад, якщо потрібно працювати з іноземними сайтами, які блокують українські ІР. В такому випадку віддалений робочий стіл в зарубіжній локації, до прикладу, Нідерланди, повністю вирішить це питання, адже разом з сервером користувач отримує статичну ІР адресу країни, в якій орендує сервер.

Організувати віддалений офіс можна всього за один день, так як вам потрібно лише орендувати сервер, а всі налаштування виконає технічна підтримка хостинг-провайдера. Далі ви зможете використовувати сервер під свої цілі та налаштовувати всі необхідні програми для роботи офісу, це швидко та безпечно. 

Надійний хостер як HyperHost забезпечить стабільну роботу віддаленого сервера, а в разі необхідності ви зможете швидко масштабувати його для потрібних задач.

Наведемо порівняльну таблицю основних характеристик віддаленого робочого столу та звичайного ПК для вашого офісу:

Віддалений робочий стіл ідеальний для бізнесу, гнучкої роботи, командної співпраці та високої мобільності. Звичайний ПК це варіант лише для персонального використання або при можливості фізичної присутності у конкретному місці.