Методология Kanban

История возникновения Kanban

Термин Kanban пришел с японского языка и означает вывеску, доску, карту. Метод появился давно как метод улучшения производительности на заводе Toyota еще в 50-х годах. Где инженеры завода составляли список задач на специальных карточках и крепили их на большую доску разбитую вертикально на колонки, которые указывали на каком этапе готовности находит конкретная задача, кто ней сейчас занят, ее срочность и т.д. Благодаря визуализации все сотрудники Тойоты могли быстро понять чем занят другой сотрудник и что необходимо делать самому. 

В результате такого метода коммуникации, получалась быстрее выполнять поставленные задачи, так как не было застоев, ведь все задачи было четко поставлены и назначены на конкретных людей. Этот метод помог заводу повысить эффективность производства и наладить взаимодействие между отделами. 

После этого метод Kanban кочевал и в другие отрасли, ведь сама модель планирование и визуализации задач имела место в любых сферах, даже для личного планирования рутинных потребностей. В основе методологии осталось использование доски, но были добавлены мелкие нюансы под конкретное производство и свои принципы работы  компании. 

Принцип работы Kanban

В основе метода лежит так званая доска-Kanban. Такая доска представляет собой “лист” разделенный на колонки. Название колонок в стандартном виде может обозначать  этап процесса (например: дизайн, разработка, тестирование, продакшн) либо статус готовности задания (например: что нужно сделать, что в процессе, и что уже  готово).

Название колонок и их количество подстраивают под конкретные требования и поставленные цели. В этом и кроется основной плюс Kanban - гибкость. Нет четких рамок, что нужно делать, и что нельзя, берется основа методологии  и просто адаптируется под нужный процесс.

В начале работы над проектом формируются список задач и размещаются на доске в виде стикеров. Стикеры применяются для визуализации потока задач, чтобы наглядно было понятно всем членам команды на каком этапе находится та или иная задача в данный момент. Задачи сортируются по срочности и важности, более важные задачи находятся вначале, в ходе работы можно менять приоритет, тем самым делать акцент на  более важных задачах на текущий момент. На карточках также можно указывать сроки выполнение или людей, которые заняты его выполнением.  

По мере выполнение стикеры перемещаются по всех столбцах доски до полного выполнения. За ведение доски отвечают все члены команды, поэтому очень важно чтобы к доске имели доступ в любой момент все сотрудники. Все вовлеченные в процесс сотрудники могут перемещать готовые карточки по доске.

Также в команде может быть отдельный человек, который контролирует и следит за процессом, чтобы улучшить текущий план или помочь команде, при возникновении форс-мажоров.  Ведь немалую роль в совместной работе играет взаимопонимание, помощь и слаженная работа всех членов команды над одной общей целью. Канбан дает четкое понимание каждому участнику его роли в команде, поставленных ему задач, сроков и приоритетов на выполнение карточек. 

Канбан-доску нужно составлять по принципу, чтобы поставленные задачи выполняются быстро, поэтому Канбан не подходит для долгосрочных проектов, а больше там, где идет постоянный поток заданий. Если карточек слишком много лучше сделать под разные задачи отдельные доски и назначить их на группу людей составом до 10 человек. 

Главное назначение здесь  будет концентрация на одной приоритетной задаче, а не фокусировка на нескольких одновременно, чтобы было проще  выстраивать  процессы, регулировать нагрузку на сотрудников и соблюдать запланированные дедлайны. Это помогает, быстро выявлять проблемные моменты или более сложные задачи, на решение  которых нужно задеть больше работников, чтобы  не тормозить выполнение следующих этапов. 

Kanban-доски

Визуализация работы — это ключевой принцип на котором завязан весь процесс и преимущество методологии канбан Kanban. Ведь именно  визуализация работы в виде карточек в разных состояниях на доске помогает легко увидеть общую картину текущего состояния проекта. Главный инструментом методологии Kanban есть доска с стикерами. Доска может быть физическая (меловая, магнитная и т.д.) или электронная (можно создать самостоятельно или использовать специальные готовые решения). 

Наведем несколько примеров виртуальные канбан-досок: 

• JIRA. JIRA есть продуктом известной компании Atlassian. Содержит на выбор платные и бесплатные тарифы, с их особенностями можно ознакомиться на официальном сайте. JIRA  включает в себя основной интерфейс виде доски-Kanban, и дополнительные функции для сбора статики. контроля выполнения заданий, коммуникаций между членами команды.  Все задания как и на физической доске записаны на карточках, к ним есть возможность сразу добавить сведения о исполнителе, ссылки, вложения (например, скриншот экрана). JIRA также предоставляет возможность вести отчеты и собирать статистику по успеваемости, строить различные диаграммы по выполнению процессов. выполнять регистрацию проблемных моментов, багов. К тому же имеет удобный фильтр-поиск с помощью которого можно быстро найти нужную информацию, особенно это полезно если доска содержит много элементов.  
• Trello. Trello в первую очередь привлекает своей простотой, даже если пользователь до этого не работал с виртуальными досками, разобраться с интерфейсом и функционалом Trello  есть возможным за несколько минут. Команды могут структурировать и настраивать Trello в соответствии со своими конкретными требованиями и рабочими процессами.В Trello доступно к созданию  любое количество проектов с разным составом команды. К созданным стикерам на виртуальной доске можно прикреплять вложения, оставлять комментарии, и другие важные сведения по заданию. Одним из самых значительных преимуществ Trello является то, что он интегрируется с более чем 100 цифровыми инструментами. Trello также позволяет своим пользователям настраивать несколько рабочих пространств и создавать собственные фоны и поля, редактировать внешний вид доски под себя. Однако большинство этих функций  доступны только в платных подписках. 

• Kanbanize. Kanbanize — это мощное программное обеспечение для управления проектами с использованием Kanban. Kanbanize платное решение,  с ценами и возможностями можно ознакомится на сайте разработчика. Платформа оснащена множеством функций, которые позволяют планировать, организовывать и отслеживать работу. Он обеспечивает видимость всех команд и проектов и имеет встроенные функции, которые позволяют проектным группам соблюдать график. Также содержит много функций которые помогают контролировать нагрузку между сотрудниками и ограничивать количество незавершенных процессов. Kanbanize  содержит собственный модуль аналитики, что позволяет автоматизировать и усовершенствовать процессы благодаря механизму бизнес-правил.  Kanbanize имеет много интеграций с другими инструментами для удобной совместной работы, , таких как Power BI, Microsoft Teams, Slack, Google Drive, GitHub, Gitlab и другими.