Как перевести офис на удаленную работу: основные этапы
Удаленная работа - работа без привязки к своему рабочему месту, когда сотрудник выполняет свою профессиональную деятельность “дистанционно”. Сегодня удаленной работой уже никого не удивишь, ведь возможности интернета и доступные всем технологии позволяют работать “вне офиса” представителям многих популярных специальностей. В последнее время переход на удаленную работу набирает все больше актуальности, особенно в связи с распространением новой вирусной инфекции (Коронавируса, COVID-19) и введения карантинного режима.
Сложность и опасность COVID 2019 заключается в длительном инкубационном периоде. В среднем носитель вируса может заразить 2-3 человека до проявления первых симптомов. Именно с этим связаны настолько резкие меры, которые принимаются во многих регионах, условно отдаленных от очагов эпидемии.
Если вы сомневаетесь, стоит ли уже переходить на удаленку, существует калькулятор для подсчета рисков и необходимости принимать меры немедленно, в течении недели, или вообще не стоит пока обращать внимание.
Как это работает? Статистика отличается по регионам, но в целом понятна общая картина темпов распространения и летальности нового вируса. В калькуляторе вы просто вводите население региона, количество определенных случаев заражения и летальных случаев. Статистика показывает, что на 1 летальный случай в регионе скорее всего около 800 носителей вируса. На начальных этапах их просто невозможно определить и подтвержденных случаев всегда меньше реальной. Кстати, данные для заполнения формулы можете брать здесь: surl.li/eme
Исходя из всего этого, несложно посчитать вероятность появления носителя вируса в вашем офисе. Данный калькулятор позволяет оценить лишь вероятности, а само решение о переходе на удаленный режим, конечно же, остается за Вами.
Как организовать удаленную работу офиса? Какие основные шаги для перехода всех сотрудников на удаленку? Рассмотрим поэтапно, что нужно сделать, чтобы перевести ваших сотрудников на дистанционный тип работы быстро и безболезненно. Первое, о чем нужно обязательно позаботиться - это настроить возможности для удаленной работы сотрудников.
Самый простой и надежный метод - настройка удаленных рабочих столов. Удаленный рабочий стол - это термин, который обозначает специальный режим управления, когда один компьютер получает права администратора по отношению к другому, тоесть удаленному. В таком случае, сотрудник работает с дому (или с другого удобного места), но постоянно подключается к одному и тому же рабочему столу. Это не только удобно, но и надежно с точки зрения безопасности данных.
Удаленные рабочие столы арендуются у хостинг-компаний. Для сотрудников предоставляются персональные доступы к индивидуальным столам, к которым они подключаются со своих ПК. Процесс подключения по RDP простой и много кто уже работал с данной программой, сложного в данном способе работы ничего нет.
Для организации удаленной работы офиса вы можете арендовать VDS сервер с лицензионной ОС WIndows. На данном сервере для комфортной работы сотрудника можно установить любое программное обеспечение, так как и на обычном компьютере. Также стоит обратить внимание на то, что рекомендуется ставить именно лицензионные программы для работы удаленного офиса, они обеспечивают безопасность и надежность работы всей системы. Особенно это касается операционной системы, которая будет использоваться на удаленном рабочем столе. Преимущества лицензионной Виндовс на серверах для удаленной работы описаны по ссылке. Но если вам такой вариант не подходит или у вас же есть своя проверенная операционная система для работы, то без проблем ее можно установить на любой удаленный сервер по инструкции.
Какой основной софт необходим для организации полноценной работы удаленного офиса? Как мы уже рассмотрели выше, это сам удаленный рабочий стол. В зависимости от количества подключений и параметров, вы сможете подобрать один из тарифных планов. Кроме того, можно арендовать отдельный выделенный сервер и уже на нем развернуть необходимое количество RDP подключений. Перед выбором услуги рекомендуем проконсультироваться с техническими специалистами, для того, чтобы подобрать наиболее производительный и выгодный вариант для работы вашего офиса удаленно. Основное преимущество данного решения - это быстрая установка и доступная цена. Поэтому для многих офисов это прекрасный вариант перехода на удаленную работу.
После настройки сервера для сотрудников, на удаленных столах также понадобится установить специальные программы, которые обеспечат комфортную и производительную работу. Итак, что пригодится установить:
1) Чат компании
Для общения небольших команд вполне подойдет Telegram или Скайп. Используйте Slack или Microsoft Teams, если ваша команда более 30 человек.
2) Софт для видеозвонков
Используйте несколько альтернативных вариантов, например, Zoom, Hangouts, Skype. Бесплатных версий вполне будет достаточно для проведения видео чатов.
3) Календарь задач для каждого сотрудника
Его можно создать на базе Google Suite или Office 365. В подобный календарь можно вносить предстоящие задачи и контролировать их выполнение. Также есть специальный софт для ведения списка дел, который станет полезным для всех сотрудников.
4) Облако для хранения документов
Вы можете использовать Google Docs/Office 365 - все, что угодно. Главное, никакого хранения документов на обычных компьютерах сотрудников, ведь это не только неудобно, но и небезопасно.
5) Почта
Для ведения переписок с клиентами и партнерами компании. В принципе любой удобных почтовик подойдет.
6) Телефония для общения с клиентами
Установка данного ПО на компьютер сотрудников обеспечит полноценную связь с вашими клиентами и предоставит возможность всегда быть на связи, даже работая из дому.
Удаленная работа офиса прежде всего это:
- Общая система хранения информации, в том числе использование облачных сервисов для хранения документов, например, Google Docs, Invision, AmoCRM, Git, Slack и тп.
- Формулирование задач с помощью специальных таск-менеджеров.
- Постоянное общение с командой, обсуждения поставленных задач и полученных результатов.
- Соблюдения правил безопасности удаленной работы. Речь идет о создании резервных копий ваших серверов для сохранности данных в случае форс-мажорных ситуаций.
Как контролировать сотрудников, которые работают из дома?
В данном случае рекомендуют прежде всего контролировать выполнение задач, а не присутствие сотрудников на рабочих местах. Ставьте задачи и проверяйте результаты по выполненной работе. Для организации рабочего времени используйте специальные инструменты для тайм-менеджмента, которые как раз и помогут организовать постановку заданий и отслеживать их своевременное выполнение. Итак, что вам понадобится, для перехода на удаленную работу:
- Решения вопросов удаленного администрирования. Этот этап включает установку необходимого ПО для работы, о котором было написано выше.
- Подготовка дополнительной гарнитуры для работы. Например, наушники и микрофон для связи с клиентами и другими сотрудниками компании.
- Решение проблем с Интернетом. Плохой интернет - основная причина непроизводительной удаленной работы. Поэтому необходимо обеспечить стабильную точку доступа к интернету из дома и не менять местоположение сотрудника. Например, часто сотрудники любят подключаться к удаленным рабочим местам из кафе, где очень часто интернет работает плохо.
Бывают разные непредвиденные ситуации, когда офису нужно быстро перейти на работу из дома. В таком случае, рекомендуем арендовать для каждого сотрудника удаленный рабочий стол, его активация происходит буквально в течении часа. После этого удаленный компьютер готов к использованию и вы можете установить на него необходимое ПО для работы. Если вам будет нужна помощь или любая консультация, обращайтесь в техническую поддержку ГиперХост. Именно с помощью этого способа мы перешли на удаленную работу и все также продолжаем предоставлять качественную круглосуточную поддержку для наших пользователей. С уверенностью можем сказать, что удаленная работа может быть также продуктивной и полезной, особенно если к организации рабочего места вы подошли с умом и арендовали быстрые и безопасные удаленные рабочие столы для своих сотрудников.
А для тех, кто в силу обстоятельств, все-таки остался работать на офисе 12 рекомендаций на время карантина от ГиперХост.
