Как выбрать CRM-систему для вашего бизнеса?

CRM-система - это основа для построения бизнеса, она не сможет сделать ваш бизнес более успешным, но она может повлиять на его эффективность. Это специальный инструмент, с помощью которого вам будет проще добиться поставленных целей. Как выбрать CRM-систему и по каким критериям ее следует оценивать, рассмотрим далее.  

1. Определить цели

Важно, чтобы вы понимали, какую проблему вы пытаетесь решить с помощью CRM. Разместите следующие цели в порядке важности для вашего бизнеса, чтобы определить, какой инструмент CRM будет наиболее эффективным:

• Отслеживание потенциальных клиентов 
• Отслеживание клиентской базы
• Связь между командами
• Создание индивидуальных отчетов
• Организация бизнес-операций
• Увеличение рентабельности
• Повышение продуктивности

2. Понять процесс реализации CRM 

Этот компонент является ключевым. Каждый раз, когда вы меняете или внедряете новое программное обеспечение, наступает период внедрения. В некоторых случаях вам может понадобиться внешний консультант или сотрудник, который возглавит развертывание. В любом случае наступит период обучения и тестирования, когда будут устранены системные ошибки.

Таким образом, даже если нет затрат на внешнюю реализацию, все равно есть затраты на обучение вашей команды в системе и загрузку ваших данных на новую платформу. Внедрение может повлечь за собой значительные затраты и отнять текущие обязательства ваших команд, поэтому не стоит недооценивать процесс внедрения.

3. Проанализировать мобильность продукта

Мобильность является ключевым фактором в современном мире. Ваш отдел продаж, скорее всего будет использовать множество устройств, от телефонов до планшетов и ноутбуков, для доступа к новой системе CRM. Ищите инструмент, к которому можно получить доступ с помощью различных веб-устройств. Помните, что вам понадобится платформа, которая будет регулярно обновляться и оставаться в курсе новых технологий.

4. Спланировать процессы в компании

Инструменты CRM созданы с учетом множества бизнес-процессов. Процессы у всех разные, это то, что отличает вас от ваших конкурентов. Важно, чтобы выбранная CRM была достаточно гибкой, чтобы обрабатывать все необходимые процессы. Точно так же вам нужна CRM, которая будет расти вместе с вашим бизнесом и адаптироваться к изменяющимся процессы без необходимости замены.

5. Проверить совместимость с текущим программным обеспечением

Хотя совместимость с несколькими системами становится все менее важной, поскольку все больше и больше приложений подключаются через API, вы все равно должны проверить, чтобы выбранная вами система CRM могла взаимодействовать с другими приложениями, которые у вас уже есть. Если вам нужна помощь в подключении всех ваших систем через API, ищите стороннюю платформу, которая может интегрировать ваши системы для оптимизации организации данных.

6. Протестировать демо версию продукта

Убедитесь, что вы получите доступ к демонстрации продукта. Демо версия CRM - это возможность протестировать систему и увидеть ее сильные и слабые стороны для нужд вашего бизнеса.

7. Проанализировать возможности для отчетности

Несмотря на то, что все функции CRM хороши, именно возможности создания отчетов о продуктах действительно могут помочь вам превзойти конкурентов. Возможность настраивать отчеты на основе ваших уникальных данных продемонстрирует ваши победы, потери и возможности для улучшения. Вы можете думать, что ваши процессы эффективны, но ваши данные в отчетах могут показать вам другое.

Прежде чем выбирать какую-то конкретную систему, надо определиться с ее типом. Первый тип отличается по способу хранения данных:

• Облачные CRM. С такой системой можно работать через веб-браузер, данные хранятся на сервере разработчиков системы. Данный тип системы отлично подходит для небольших предприятий, которым важна экономия ресурсов.
• Десктопные CRM. Установка такой системы происходит на сервер компании. В данном случае необходим персонал, который будет обслуживать всю систему и дополнительно оборудования для работы CRM. Например, для Битрикс покупают удаленные VDS сервера и уже на них устанавливают CRM для обеспечения работы компании. 

Второй тип отличается по возможностям настройки:

• Индивидуальные системы - это те, которые специально написаны под вашу компанию и учитывают все ваши пожелания. Такие CRM уникальны для каждой компании и для их разработки придется потратить много времени и денег. Но результат явного того стоит. Подобные решения чаще всего выбирают крупные компании. 
• Стандартные CRM  - системы со стандартным набором функционала, которые за установленную плату может купить любая компания и адаптировать под условия своего бизнеса. В зависимости от функционала, стоимость также может значительно варьироваться. 

По каким параметрам следует тестировать систему:

Функциональность. Это, можно сказать, один из самых главных критериев, которые следует учитывать в процессе выбора системы. 

Удобный интерфейс. Удобство работы в системе напрямую влияет на эффективность ваших сотрудников. Поэтому для начала необходимо протестировать систему в работе и понять, насколько удобен ее интерфейс и сколько нужно времени, чтобы полностью в нем освоится. 

Возможности для настройки системы и их гибкость. Очень важно, чтобы система позволяла настраивать необходимые параметры, когда вам это нужно. Например, добавлять новые поля, создавать новый тип отчетов или настраивать автоматические функции. Чем больше гибких настроек - тем лучше вы сможете “подогнать” CRM под потребности вашего бизнеса. 

Функционал для интеграции. Интеграция с другими видами программ расширит ваши возможности для работы. Очень удобно, если есть возможность подключить телефонию, почту, сервисы рассылок. популярные мессенджеры и другие необходимые программы. 

Формирование отчетов по выполненной работе. Чаще всего наиболее востребованными отчетами являются отчеты по продажам и контролю работы сотрудников. Важно, если такие отчеты детализированы или их можно сгруппировать в зависимости от выбранных параметров. 

Дополнительные возможности. Часто случаются ситуации, что CRM полностью подходит под требования вашего бизнеса, но не хватает какой-то функции. Уточните, у разработчиков можно ли будет добавить нужный функционал и сколько это будет стоить. 

Настройки прав доступа. Это очень важная функция для компании любого уровня. Поэтому перед тем как покупать CRM, уточните какие есть возможности, чтобы настроить права доступов для ваших сотрудников.

Техническая поддержка пользователей. Платная она или бесплатная? Какие способы связи предоставляются? Скорость ответа? Эти все ответы, помогут вам определится с выбором. Ведь именно от качества технической поддержки зависит скорость и вашей работы. 

Перед покупкой задайте несколько важных вопросов консультантам CRM системы:

1. Скорость и стоимость техподдержки?
2. Стоимость и возможности доработать функционал?
3. Есть ли уроки по обучению CRM?
4. Платные ли обновления CRM?
5. Минимальный срок оплаты (актуально для облачных CRM)?
6. Есть ли система скидок и бонусов?

Выбирать CRM можно очень долго. Это на самом деле важный процесс для любого бизнеса. Используйте вышеприведенные советы для того, чтобы сделать процесс выбора максимально эффективным и успешным. Обзор актуальных CRM систем для вашего бизнеса доступен в предыдущей статье.